徐蓁是中粮置地商管中心的推广总监。除了负责大悦城品牌的整体推广并管理各购物中心的项目推广,她还要直接管理10名下属。每到年终,徐蓁便会收到10份年终总结,这也是她对员工年终绩效考核的一部分。

这份年终总结,也叫年终述职报告,对大多数公司人来说并不陌生,但每次到了要写的时候,也总有点头疼。一方面觉得它形式主义,一方面好像真的很难写。

“公司设立年终总结的目的在于绩效管理和强化上下层级的沟通,”美世咨询(Mercer)大中华区合伙人孙力告诉《第一财经周刊》,“除了员工对一年工作的梳理,年终总结还作为公司HR进行年终绩效的参考。同时在一些结构不够扁平化的中国公司里,通过工作总结可以达到上下级直接沟通的目的。”

宝洁(中国)公司的年终总结按照部门进行,并针对产品线直接递交全球的主管部门。优衣库根据财年会进行两次总结报告,包括雇员自评与对接管理者的评价,而门店员工每周还需要向店长进行一次总结。

徐蓁会通过面访的形式对员工的年终总结进行反馈。作为一名中层管理者,这是她调动团队相互进行业务沟通的一种方式。员工在这一年里做了什么,有哪些进步以及对失误的思考是徐蓁希望在一份年终总结中看到的内容。“业绩只是其中一个衡量,思维是否有提升,解决问题的能力是否更加成熟更重要。”她告诉《第一财经周刊》。

每年的例行总结也让公司人产生了一些懈怠情绪。这并不难理解,在中国一些公司内部,由于管理架构复杂,年度总结通常不能够向HR及直属领导进行直接反馈,因此这种单向沟通的形式逐渐不被重视。

美国技术公司Adobe从2012年开始就对年终总结进行了改革,公司的一些管理者在那个时候也开始思考这种一年一次的总结制度能否带来实际作用。Adobe将年度汇报的形式变成实时汇报,而上级管理者会在一年工作开始时与下属分别设立工作任务及预期,并按照一定的间隔周期进行总结及反馈,例如1个月。

好好利用你的年终总结,它不仅是你对自己职场1年的梳理,也是你和管理者及HR“对话”的机会——能带给他们很多有用信息。

一份能够起到沟通和梳理作用的年终总结通常包括了对全年工作的阐述、工作效果的呈现及思考,以及对来年工作的计划。每一部分也都有HR和管理者侧重希望知道的内容。本期《第一财经周刊》通过采访,试图帮助你解决“年终总结到底怎么写”的困惑。

A 年终总结可以分为哪几部分?

万宝盛华集团(中国)人力资源及市场总监彭春莉曾在几家不同行业的大公司担任过HR。她发现不同行业及职能岗位的年终总结内容上也会有所不同。

譬如消费品行业里销售岗位的公司人,他们的年终总结中多会出现各种量化指标,通过销售业绩的完成情况来评估这一年的工作;对于技术或制造业的公司,和产品技术相关的公司人则可以将不同项目的实施情况作为描述主体。

一份具有通用性的年终总结大致由4个部分组成:对全年工作不带任何评价色彩的概述、对工作效果及得失好坏的分析、针对现存问题的改进以及来年工作计划。

这实际上也回答了“一年当中我干了什么?”“我干得怎么样?”“我做得不够好是为什么,然后怎么办?”以及“来年我还要做什么?”这几个问题。你也可以将它们通过自问自答的方式做全年梳理。

很多员工的总结会受到近期信息效应的影响,往往对近期工作如第三四季度的业绩及工作有更深的印象。前两个季度就会被淡忘。“孙力提醒,”年终总结这4个部分中,每一个部分都应该是针对全年进行阐述。而日常工作时,如果有工作记录的习惯,在年终时进行回顾,能更好地避免这种时间上的不平衡。“

B HR和直属管理者希望看到哪些内容?

“年终总结能体现出公司人这一年工作的价值。”徐蓁说,因此她会重点通过关注员工对工作的评价及对问题的思考来判断他们的价值。她也将这些内容作为对下属年终绩效考评的一个参考,比重约占到总体考核内容的40%左右。

玫琳凯(中国)化妆品有限公司高级人力资源总监袁纯的关注点与徐蓁相似。“雇员工作结果的回顾,对公司产生了什么样的贡献,及现在需要提升自己哪些方面的能力。”这是她会在一份年终总结中会重点抓取的信息。

“我同样希望能看到员工的业绩表现,这是他们在这个过程中学习能力及解决问题能力的体现。”彭春莉对《第一财经周刊》说。

所以“你干得怎么样?”和“你做得不够好是为什么,然后怎么办?”是HR和管理者在每个员工的年终总结里最想要看到的内容。孙力建议,从总结报告的内容比重上来说,这两部分的内容可以各占35%。

回顾自己这一年的工作成果时要尽量客观。“无论HR或是管理者,都想要员工能够相对客观,”孙力说,“如果能对自己的不足进行客观阐述,能给管理者一个更好的印象。相反,避重就轻,写一些无关痛痒的东西则会被认为在逃避。”

管理者重视员工对自己工作及问题的分析总结的原因则在于,他们希望从中获取到对于团队管理有所帮助的信息。“管理者都希望获得一些有复制性可以传播的工作案例,去帮助自己管理团队。”徐蓁说。她就是通过对下属的年终总结进行梳理后,发现购物中心的客群总量、客单价和竞品分析及跟踪是提高业绩的重要因素,这些因素起着不同的作用,对整个团队的工作方式都会有正面帮助。

如何让自己的年终总结被管理者或HR记住是个难题,毕竟每到这个时候,他们都要面对几十甚至上百份千字报告。这其中有一些可总结的技巧,比如把主要内容提炼成小标题,加入一些可视性更强的图表,用数字而不是文字来显示自己的工作成果,创意性职能岗位的公司人还可以改变报告的文体、加入一些个性化的表述方式……这些做法都可以让你的年终总结变得更加突出。

C 以下三种常见情况的做法

这一年表现不错,我该怎么突出自己?

这是最好的一种情况,坦白说,对于业绩和表现比较突出的人来说,即便你不夸自己,领导也能看到你的成绩,所以这种情况下,如何客观地向领导展示你的具体工作成果、加深印象,是你应该在报告中展现的。

用数据和具体案例来阐述是一个不错的做法。比如销售类职位可以偏重业绩指标的达成率,市场推广类的职位则可以展现用户或客户的增长率、和竞品的比较等—不同行业及职能岗位会有所差异,但数字和案例是最具说服力的内容。

另一个不错的参考因素是来自客户或其他部门的反馈及满意度,这对于往往没法通过业绩指标来衡量工作量的支持型及服务型岗位的公司人比较有效。这种“他人视角”的总结方式也可以通过上级主管、部门同事对你的评价获得。总之得跳出自己对自我的认知。

“同时还应该站在一个团队的立场上去思考自己取得的成绩。”彭春莉说,“要意识到这些成绩是在团队支持和公司资源的基础上得到的,如果在团队合作方面能有相应呈现的话,也会更加客观。”

这一年我有一些明显的工作缺失,该回避吗?

“自己的努力还不够,学习意识还需要提高。”这是孙力在年终总结中经常看到的句子。这些总结往往通篇列举了自己的工作成绩,但对问题及造成问题的原因却只有一些无关痛痒的表述。

他能理解这种现象为什么会出现在个人总结里。“一些员工会认为HR或者上级看到自己的问题和不足会抓住不放,但如果是氛围相对开放、结构扁平的公司,其实不会出现这样的情况。”

虽然没有一个可以量化的标准规定功过得失在一篇年终总结中的分配,但工作中的问题和自己的不足往往都是HR和管理者在意的内容。

徐蓁在负责朝阳大悦城项目时,自己团队面临的一个问题是顾客反映在一个楼层内找到目标店铺的位置会比较麻烦。在当年的员工总结里,不少人都提到了这个问题,他们的分析是团队在导引图的呈现方式及动线的设计上有一些疏漏,不够直观。第二年员工便在购物中心的动线上增加了不少前方店铺的指示牌,这让新一年的顾客满意度得到了提升。

正确看待自己工作上的不足、发现问题,并通过具体工作方式及做法去呈现解决问题的方法,让领导了解你正在努力尝试处理好问题,而不是一笔带过。

另外,当你发现造成一些问题的原因并不完全来自于个人时,也可以在年终总结中提出来。“如果是内部流程或沟通上面出现了错误,而员工也意识到问题,这会是个好现象。可以帮助管理者改进绩效方式及流程优化。”袁纯说。

这一年我表现平平,该怎么写?

通常在生产和后台支持型职能岗位会出现工作1年之后,发现没有可量化数据及成果的尴尬,于是在年终总结上呈现的内容也就变得平淡空泛。这多少是出于岗位内容标准化或服务支持性更强的原因。

“这些员工在进行年度终结时,重要的还是进行职位的清晰定位,”孙力说,“弄清楚自己的工作本质是做哪些事情,这些事情实际上就是你的工作指标,虽然难以量化,但是把自己的职能通过不同的小点列出来,再评判自己是否履行好。没有出现失误,本身就是不错的成绩。”

而来自其他被支持和服务部门同事的满意度及反馈,也是可以作为衡量自己工作成效的一个维度。

D 好好利用你的年终总结

在一个有效的反馈体系里,年终总结需要管理者和HR进行反馈及沟通。一些公司通常会在之后进行一对一的面谈。这实际上也让员工更重视年终总结这一形式,“如果直线上司和HR都没有任何反馈,就无法形成互动,这个部分存在的价值也就失去了一半。”彭春莉说。在结构庞杂的公司里,这也会是一个比较难得的沟通机会。

即便你的公司没有进行这种交流安排,但你所写的内容也会成为管理者和HR来年调整管理方向的参考。比如对自己缺失能力方面的阐述,会被HR作为下一年是否有必要提高这块的培训内容的参考。如果希望获得团队或管理者在某一方面的资源支持,也可以在年终总结中体现—可以说,年终总结既是对自己1年工作的梳理,也是对公司管理的意见反馈。